donderdag 27 juni 2013

Van strategisch beleid naar operationele uitvoer: verantwoordelijkheden, waar beleggen?

Bijna ieder bedrijf heeft wel ergens een magazijnstelling vol met spullen die eigenlijk nooit besteld hadden mogen worden. Iedereen weet zeker dat deze spullen nooit meer gebruikt gaan worden, maar weggooien is ook zonde…
De vraag is natuurlijk hoe deze spullen daar gekomen zijn. Dit heeft te maken met de op dit moment veel gehoorde en gevleugelde kreet dat ‘verantwoordelijkheden zo laag mogelijk belegd moeten worden’. Bedoeld wordt dat elke werknemer voldoende ruimte dient te krijgen om zelfstandig beslissingen te kunnen nemen.
De gedachte daar achter is goed; het is onzinnig en ook niet wenselijk dat een werknemer om zijn dagelijks werk te kunnen doen, voor elke beslissing die hij moet nemen, de goedkeuring van zijn leidinggevende dient te vragen.
Echter, werknemers dienen dan wél te weten, waarover zij mogen beslissen en, belangrijker nog, welke keuzemogelijkheden zij dan hebben.
Dat is het punt waar het verkeerd gaat. Op dit punt wordt namelijk altijd gesproken over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en deze worden veelal uitgedrukt in vaagheden als ‘behorende bij de functie’, met als enige echte restrictie een maximum geldbedrag dat besteed mag worden.
Wat ontbreekt, is de link met de missie, visie en strategie van het bedrijf. Deze bepalen namelijk de keuzemogelijkheden. Wanneer bijvoorbeeld een autobedrijf de keuze maakt om alleen nog maar premium merken te onderhouden, dan beperkt dit het assortiment vervangingsmaterialen (uitlaten, banden, etc…) aanzienlijk en daarmee dus ook de keuze van de medewerker, die de bestellingen doet. Dat heeft niets te maken met prijs of ‘behorende bij de functie’, maar alles met kennis van missie, visie en strategie.
De kennis hiervan zal dus binnen de hele organisatie verspreid moeten worden en actueel gehouden moeten worden. Kortom, er dient veelvuldig, en in twee richtingen, gecommuniceerd te worden. Gebeurt dit niet, dan worden er gegarandeerd spullen besteld, die passen binnen budget en bevoegdheden, maar eindigen op de magazijnstelling met spullen, die nooit besteld hadden mogen worden.
Het resultaat dáár dan weer van is dat de zo laag mogelijk belegde verantwoordelijkheden weer hoger belegd gaan worden. Dat maakt de cirkel rond…

Geen opmerkingen:

Een reactie posten