Bijna ieder bedrijf heeft wel ergens een magazijnstelling
vol met spullen die eigenlijk nooit besteld hadden mogen worden. Iedereen weet
zeker dat deze spullen nooit meer gebruikt gaan worden, maar weggooien is ook
zonde…
De vraag is natuurlijk hoe deze spullen daar gekomen zijn.
Dit heeft te maken met de op dit moment veel gehoorde en gevleugelde kreet dat
‘verantwoordelijkheden zo laag mogelijk belegd moeten worden’. Bedoeld wordt
dat elke werknemer voldoende ruimte dient te krijgen om zelfstandig
beslissingen te kunnen nemen.
De gedachte daar achter is goed; het is
onzinnig en ook niet wenselijk dat een werknemer om zijn dagelijks werk te
kunnen doen, voor elke beslissing die hij moet nemen, de goedkeuring van zijn
leidinggevende dient te vragen.
Echter, werknemers dienen dan wél te weten, waarover zij
mogen beslissen en, belangrijker nog, welke keuzemogelijkheden zij dan hebben.
Dat is het punt waar het verkeerd gaat. Op dit punt wordt
namelijk altijd gesproken over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en
deze worden veelal uitgedrukt in vaagheden als ‘behorende bij de functie’, met
als enige echte restrictie een maximum geldbedrag dat besteed mag worden.
Wat ontbreekt, is de link met de missie, visie en strategie
van het bedrijf. Deze bepalen namelijk de keuzemogelijkheden. Wanneer
bijvoorbeeld een autobedrijf de keuze maakt om alleen nog maar premium merken
te onderhouden, dan beperkt dit het assortiment vervangingsmaterialen
(uitlaten, banden, etc…) aanzienlijk en daarmee dus ook de keuze van de
medewerker, die de bestellingen doet. Dat heeft niets te maken met prijs of
‘behorende bij de functie’, maar alles met kennis van missie, visie en
strategie.
De kennis hiervan zal dus binnen de hele organisatie
verspreid moeten worden en actueel gehouden moeten worden. Kortom, er dient veelvuldig,
en in twee richtingen, gecommuniceerd te worden. Gebeurt dit niet, dan worden
er gegarandeerd spullen besteld, die passen binnen budget en bevoegdheden, maar
eindigen op de magazijnstelling met spullen, die nooit besteld hadden mogen
worden.
Het resultaat dáár dan weer van is dat de zo laag mogelijk
belegde verantwoordelijkheden weer hoger belegd gaan worden. Dat maakt de
cirkel rond…
Geen opmerkingen:
Een reactie posten