Moderne stijl voor de omgang met sollicitanten?

Het uitzetten van een vacature is een serieuze zaak, of zou dat moeten zijn. Mensen die reageren op een vacature stoppen daar namelijk veel tijd en energie in. De vacature wordt zorgvuldig gelezen, de bedrijfswebsite wordt uitgebreid doorgenomen en er wordt op internet via artikelen over het onderwerp of het bedrijf gezocht naar achtergrondinformatie. Vervolgens wordt het cv bijgepunt en wordt er een brief geschreven, die aansluit op de vacature en de gevonden informatie. Voor velen een proces van bloed, zweet en tranen.

Vacature-eigenaren zijn het naar mijn mening dientengevolge verplicht om netjes en zorgvuldig met sollicitanten om te gaan. Dit lijkt in de huidige tijd van overschot aan kandidaten op beschikbare functies echter steeds vaker een moeilijke opgave te zijn. Vacatures worden zonder opgaaf van redenen ingetrokken, statussen op internet niet bijgewerkt, gesprekken slecht voorbereid, afwijzingen naar aanleiding van gesprekken of brieven slecht gemotiveerd, of er wordt zelfs überhaupt niet gereageerd.

Ik vind dit niet kunnen. Sterker nog: ik vind het respectloos. Daarom een paar simpele tips:

• Zet pas een vacature uit, nadat zekergesteld is dat de vacature niet intern opgelost kan worden, nadat zekergesteld is dat er formatieruimte en budget is voor de functie en nadat er overeenstemming is bereikt over het functieprofiel;
• Vraag mensen per mail te reageren. Op deze wijze is het eenvoudig een ontvangstbevestiging te versturen. Dit kan zelfs automatisch;
• Gebruik hiervoor niet zo’n site met voorgedefinieerde velden. De kans dat een sollicitant zich herkent in de beschikbare keuzemogelijkheden is bijzonder klein;
• Bericht mensen die niet geselecteerd zijn. Dit kan eenvoudig middels de mailadressen die reeds verzameld zijn. Indien er erg veel reacties zijn en dientengevolge niet op alle brieven een op maat gesneden reactie gegeven kan worden, wees hier dan gewoon eerlijk over en verzin geen onzinredenen. Veel te vaak wordt als reden gegeven dat “het profiel niet aansluit”, óók bij sollicitanten bij wie dit wél naadloos aansluit. Dat komt niet geloofwaardig over;
• Bereid de gesprekken met kandidaten voor! Bedenk welke vragen zij zullen stellen en zorg in elk geval de antwoorden te kennen op die vragen, die gezien de vacature verwacht mogen worden. Kom – per mail - terug op de vragen, die niet beantwoord kunnen worden in het gesprek;
• Zorg ervoor, dat kandidaten die na het gesprek  afvallen, fatsoenlijk en goed geïnformeerd worden waarom dit is en zorg ervoor dat deze motivatie in lijn ligt met het gesprek;
• Werk bij vacatures op internet de status bij (werving, reactietermijn verstreken, ingevuld, …).

Dit lijkt allemaal heel eenvoudig. Tóch gebeurt het regelmatig dat interviewers bij bijvoorbeeld een managementvacature niet weten te vertellen wat de samenstelling van de te managen afdeling is, of bij een directiefunctie niet weten te vertellen wat de omzet is van het bedrijf. Afwijzingen worden zeer regelmatig gemotiveerd door te verwijzen naar een onderwerp, dat tijdens het gesprek niet eens aan bod gekomen is. Regelmatig worden kandidaten na een gesprek afgewezen, omdat de manager van degene die het interview gehouden heeft, het cv van de kandidaat niet voldoende vindt aansluiten. Waarom is deze kandidaat dan uitgenodigd voor een gesprek?

Wat ik mij afvraag is of bedrijven zich realiseren wat deze manier van omgang met sollicitanten uiteindelijk voor effect heeft. Er wordt namelijk over gesproken en hoewel het effect hiervan op dit moment misschien gering is, komt er vanzelf weer een tijd dat er een schaarste is aan beschikbare kandidaten. Bedrijven die nu niet goed met hun sollicitanten omgaan krijgen dan de rekening gepresenteerd.