Onlangs stond in de krant dat het Rijk wil snijden in softwarekosten Oracle, SAP en Microsoft. Dat is een nobel streven, maar
wanneer er gesneden dient te worden in software, neem dan ook gelijk alle
software onder de loep. En niet alleen bij het Rijk.
Het is verbazingwekkend hoeveel software geïnstalleerd is,
waarvan gebruikers en beheerders geen idee hebben waarvoor de informatie die
zij hierin invoeren dient. Op zich hoeft dat geen probleem te zijn, mits
management dan maar weet waar dit toe dient. Dat valt echter vaak ook tegen.
“Het moet nu eenmaal” is een vaak gehoord antwoord.
Wanneer daadwerkelijk onderzocht wordt waarvoor informatie
ingevoerd wordt, blijkt dit vaak te gaan om te voldoen aan regelgeving, die
reeds lang niet meer van toepassing is of aan processen, die reeds lang niet
meer gevolgd worden. Hoe komt het dan, dat bij wijzigingen in regelgeving of
processen, de ICT-infrastructuur niet meegenomen wordt? Hiervoor is een aantal
redenen.
Ten eerste wordt het eenvoudigweg vaak vergeten. Nog steeds
worden ICT-oplossingen niet gezien als integraal onderdeel van
bedrijfsprocessen, maar als een soort lapmiddel om processen die niet werken
beter te laten functioneren. Het moge duidelijk zijn dat dit niet werkt; een
slecht proces wordt met een ICT-oplossing een slecht geautomatiseerd proces.
Ten tweede zijn bedrijven en instellingen ontzettend bang om
ICT-structuren “uit te kleden”. Vaak met als argumentatie dat “het programma zo
verankerd is in de systemen, dat afschaffing geen optie is, omdat dat alles
raakt”. Wat “alles” is, is vervolgens onduidelijk.
Tenslotte wordt
onderzoek naar de efficiëntie van software of naar het aantal benodigde
licenties negen van de tien keer uitbesteed aan de leverancier van de huidige
software. De kans dat dit onderzoek als uitkomst heeft dat er flink bezuinigd
kan worden is klein…
Het Rijk heeft dit nu dus eindelijk ingezien en wil
onderzoeken of er gesneden kan worden in softwarekosten Oracle, SAP en
Microsoft. Hiervoor wordt een ambtenaar aangesteld en een werkgroep geformeerd.
Dat is op zich een goed plan, maar wat gaat deze werkgroep eigenlijk doen? Het
onderzoek is immers al geweest; de uitkomsten duidelijk. De gevolgen van de
uitkomsten overigens een stuk minder.
Het onderzoek waarover het hier gaat betreft een
contractoptimalisatie met Oracle. Oracle had becijferd dat er voor 864.000 euro
nieuwe licentiekosten per jaar benodigd waren. Na eigen onderzoek becijferde de
overheid “slechts” 570.000 euro nieuwe licentiekosten. Het Ministerie meldt
trots een besparing van 34 procent…
Een aantal dingen verbaast me daarover. Ten eerste dat het
hier natuurlijk niet gaat over een besparing; er worden namelijk nog steeds
570.000 euro per jaar nieuwe kosten gemaakt. De zogenaamde besparing is geen
besparing, maar geld dat niet wordt uitgegeven.
Het tweede dat me verbaast is dat een bedrijf als Oracle,
dat dus eenvoudigweg grove fouten maakt in hun berekeningen, gewoon aan kan
blijven als preferred supplier.
Tenslotte verbaast me dat in het persbericht gemeld wordt:
“de lagere beheerkosten door de geoptimaliseerde inrichting zijn niet in de cijfers
meegenomen”. Hoezo niet? Dat is toch de essentie van waar de werkelijke
besparing ligt?
Kortom, werkgroep: onderzoek eens welke pakketten niet
aansluiten op de werkelijkheid, wat de inefficiëntie is van deze pakketten
(teveel aan licenties, onderhoud en extra werk) en reken eens door wat de ROI
is wanneer deze pakketten ontmanteld zouden worden en zouden worden vervangen
door moderne pakketten met een (veel) goedkopere licentiestructuur en geen
onnodige onderhoudskosten. Ik schat hooguit twee jaar...
Onderneem vervolgens actie tot vervanging en kijk daarbij
eens buiten de gevestigde orde. Bij leveranciers, die het te automatiseren
proces als uitgangspunt nemen, die een licentiemodel bieden dat goedkoper,
efficiënter en flexibeler is en die gecommitteerd zijn aan hun klant. Keuze
genoeg.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten