De vaatwasser als prioriteit

Wanneer er een reorganisatie, organisatiewijziging of herdefinitie van taken dient plaats te vinden, wordt hier over het algemeen nogal “moeilijk” over gedaan. Toch is veranderen in de basis heel simpel. Het kernwoord voor veranderen is TIJD, of beter nog PRIORITEIT. Dit lijkt nogal voor de hand liggend en eenvoudig te realiseren. Er zijn echter veel bedreigingen.

De grootste bedreiging heet ‘de dagelijkse gang van zaken’. Een vaak gehoord excuus is bijvoorbeeld:  “Ik had graag een begin gemaakt, maar die order moest de deur uit”. Dat klopt, maar morgen is er weer een order en overmorgen ook. Op die manier gaat dus nooit iets veranderen.

Vergelijk het met afwassen. Niet leuk en het zou prettig zijn wanneer deze taak overgenomen zou worden door een vaatwasmachine. Deze dient echter uitgezocht, gekocht en geïnstalleerd te worden. Helaas is hier geen tijd voor; eerst moet de vaat gedaan worden…

Er is maar één manier om dit op te lossen en dat is door tijd en budget vrij te maken, de vaat een keer te laten staan en een vaatwasser uit te zoeken, te kopen en te installeren. Natuurlijk geeft dat één of twee dagen achterstand met de vaat, maar die achterstand is daarna snel weer ingelopen en vanaf dat moment is het aanrecht schoon en hoeft er nooit meer handmatig afgewassen te worden. De tijd die hier vervolgens mee gespaard wordt kan voor leukere dingen benut worden.

Een wat concreter voorbeeld kwam ik laatst tegen bij een relatie. Hij had een goed lopend bedrijf vanaf niets opgebouwd en was op het op punt gekomen dat hij zelf niet meer het operationeel management, de HRM, de commercie, de inkoop, kortom de complete bedrijfsvoering, kon doen. Het werd dus tijd iemand aan te nemen om een deel van deze taken van hem over te nemen. Dit was volgens hem echter op dat moment niet mogelijk, omdat het hem aan tijd - budget was geen probleem - ontbrak deze persoon te zoeken en in te werken.

Deze relatie heb ik voorspeld dat deze tijd er nooit zou komen, tenzij hij zou accepteren dat een aantal zaken een tijdje zou blijven liggen. Dat wilde hij niet. We zijn inmiddels bijna twee jaar met dagelijks overwerk verder. Iemand om een deel van zijn taken over te nemen is er nog steeds niet en gaat er, totdat hij bereid is hier prioriteit aan te geven en tijd voor vrij te maken, ook niet komen.

Kortom, stap één in een veranderingstraject is om tijd en budget vrij te maken om de gewenste verandering te organiseren. Deze tijd komt er door de prioriteit te leggen bij de verandering en te accepteren dat andere zaken - tijdelijk - achterstand oplopen. Deze is, nadat de verandering is gerealiseerd, zo weer weggewerkt.